5.8 Закупки

Основная цель закупок — получить нужный продукт или услугу, в необходимом количестве, требуемого качества, в нужное время, по справедливой цене. При этом в качестве цены следует рассматривать полную стоимость этапов циклов покупки (табл. 5.11).

ТИПИЧНЫЙ ЦИКЛ ПОКУПКИ

Табл. 5.11

Шаг Примечание
Определение потребности Речь может идти как о новом продукте или услуге, так и о повторении предыдущих заказов
Описание потребности
  • Для того чтобы полученный товар или услуга соответствовали ожиданиям покупателя, требуется составить подробное описание потребности. Это позволит в дальнейшем избежать недоразумений между заказчиком и поставщиком
  • Если продукт или услуга ранее уже закупались, то за основу нового заказа можно взять документы по предыдущим заказам
  • Если речь идет о новом продукте, то следует максимально точно описать все его характеристики
Определить возможные артикулы
  • В случае, если описание потребности содержит лишь характеристики требуемого товара, то следует определить возможные артикулы
  • На предприятии может иметься список рекомендованных производителей или поставщиков услуг (Approved Vendor List, AVL). Это, как правило, производители с хорошей репутацией, с проверенным качеством продукции и уровнем сервиса. Если среди продукции этих производителей есть товары с подходящими характеристиками, то можно переходить к следующему этапу покупки
  • Если проверенных производителей для данного заказа нет, то покупатель находит подходящие по характеристикам продукты у других производителей, запрашивает у них спецификации, тестовые образцы и т. д. Производители, чья продукция и уровень сервиса будут признаны подходящими требованиям покупателя, могут быть добавлены в AVL
Определение цены и условий Покупатель отправляет запросы поставщикам интересующих его артикулов и получает коммерческие предложения. В предложениях указываются условия поставки необходимой продукции или услуг и срок, на протяжении которого эти условия являются актуальными. После получения предложений покупатель делает выбор поставщика
Подготовка заказа на покупку или контракта Заказ на покупку или контракт содержат условия поставки, цену, описание поставляемого продукта или предоставляемого сервиса. Эта информация позволяет избежать взаимного непонимания сторон
Сопровождение заказа Контроль исполнения условий договора. Сопровождение заказа повышает вероятность того, что нужные материалы или услуги будут доставлены или исполнены в нужный срок и с нужным уровнем качества
Получение
и документирование		 Полученный груз проверяется на соответствие документации по заказу. Производится окончательный расчет. Документация по заказу заносится в архив

Заказ на покупку должен включать следующие пункты:

  • имя и адрес поставщика;
  • адрес доставки;
  • дата размещения заказа;
  • дата доставки товара или выполнения услуги;
  • вид транспортировки;
  • условия покупки;
  • перечень заказанных позиций, с описанием;
  • количество заказанного товара, единицы измерения;
  • цена за штуку;
  • подпись покупателя.

Обычно закупка инициируется отделом производства или отделом по учёту и контролю складских запасов. В отдел снабжения обычно отправляется либо заявка на закупку, либо требуемый план поставок. План поставок, как правило, разрабатывается под нужды производства и основывается на списке материалов (Bill Of Materials, BOM), требуемых для изготовления выпускаемого устройства, а также на плане по изготовлению определённого количества устройств за конкретный промежуток времени.

Рис. 5.5